Chiunque a scuola – dal dirigente, ai docenti, agli ATA – possiede un fascicolo personale, creato, gestito e conservato dalle segreterie, entro cui viene archiviata tutta la documentazione sulla propria attività lavorativa, al pari di una sorta di “curriculum”, solo in versione più estesa.

Ogni istituto conserva perciò grandi archivi documentali, il più delle volte costituiti ancora da materiale cartaceo.

In questo articolo verranno forniti alcuni chiarimenti relativi al contenuto del fascicolo del personale scolastico, e alla relativa gestione e trasmissione dello stesso da parte degli istituti.

Che cosa contiene il fascicolo del personale scolastico

Le norme generali previste dagli art.24 e ss. del D.P.R. 686/1957 impongono che nella documentazione che caratterizza il fascicolo del personale scolastico rientrino:

  • I dati anagrafici e fiscali, così come le coordinate utili all’accredito degli emolumenti previsti per il dipendente
  • I titoli di studio, i titoli professionali e gli attestati di formazione e aggiornamento
  • I contratti di lavoro, sia a tempo determinato che indeterminato, stipulati con l’istituzione scolastica
  • La documentazione relativa al passaggio di ruolo, così come all’assegnazione di sede definitiva
  • Gli atti inerenti il periodo di prova, così come il decreto di conferma in ruolo, e tutte le richieste di ricostruzione di carriera
  • La documentazione inerente le assenze del dipendente: malattia, congedi, permessi previsti dalla legge e dai CCNL, astensione per maternità
  • La documentazione inerente eventuali procedimenti disciplinari
  • Lo stato matricolare
  • Gli atti inerenti mobilità, comandi, esoneri, distacchi sindacali, ecc.
  • Gli incarichi ottenuti dall’istituzione scolastica
  • La documentazione relativa al collocamento a riposo, quali richieste e pratiche di TFS e TFR, ad esempio

Come vanno conservati i fascicoli del personale scolastico

I fascicoli personale scolastico vanno conservati seguendo specifiche modalità, al fine di tutelare la riservatezza delle informazioni contenute all’interno degli stessi, evitando il trattamento dei dati qualora non rientri nelle ragioni d’ufficio o da parte di soggetti non autorizzati, e nel rispetto delle norme previste in materia.

A disporre tali indicazioni sono in particolare:

Ogni scuola è perciò tenuta ad adottare un vero e proprio manuale di gestione documentale, entro cui specificare quali possono essere i soggetti autorizzati al trattamento della documentazione contenuta all’interno dei fascicoli, ponendo come specifica le mansioni e le responsabilità da parte di ciascun operatore.

Come vengono trasmessi i fascicoli del personale scolastico

I fascicoli dei dipendenti scolastici contenenti l’intera documentazione relativa a ciascun soggetto, aggiornata di anno in anno e di servizio in servizio, che siano cartacei o digitali seguono il lavoratore anche in caso di passaggio da una scuola all’altra.

Il fascicolo deve perciò accompagnare l’interessato e, in caso di trasferimento o assegnazione definitiva di sede, va trasmesso al nuovo istituto che ne deterrà la titolarità.

Ogni scuola deve infatti essere depositaria dei soli fascicoli dei dipendenti in servizio, e non di quelli che vi hanno lavorato in passato.

Viene da sé che, qualora necessario, l’istituto potrà richiedere alle altre scuole – anche al di fuori della provincia o della regione – l’invio di tutti gli atti che permettono di emanare eventuali provvedimenti di propria competenza.

Il fascicolo dovrà essere trasmesso tramite lettera di accompagnamento, integrata da un elenco dettagliato legato alla documentazione presente, di cui la scuola mittente dovrà conservare copia sul proprio sistema di protocollo.

In presenza di atti e documenti riservati, quali ad esempio i procedimenti disciplinari, è preferibile l’invio in busta chiusa accompagnata da indicazione “documenti riservati”, da sottoporre all’attenzione del dirigente scolastico dell’istituto di destinazione.

Il dipendente ha diritto a prendere visione del proprio fascicolo personale

Ciascun dipendente scolastico ha il diritto di visionare ed estrarre copia della documentazione raccolta all’interno del proprio fascicolo personale nel rispetto della normativa generale sul diritto di accesso agli atti previsto dagli art.22 e ss della L. 241/90.

Tale diritto risulta esercitabile fino al momento in cui la pubblica amministrazione presenta l’obbligo di detenere e conservare i documenti amministrativi per i quali si richiede l’accesso.

Non sarà possibile dunque avere accesso agli atti ove la scuola abbia trasmesso il fascicolo personale ad altro istituto, nel caso ad esempio in cui il dipendente sia stato trasferito.

Un nuovo modello di gestione documentale: i fascicoli digitali

Di recente il Ministero dell’Istruzione e il Ministero della Cultura hanno definito – in collaborazione con AgID – un nuovo modello di gestione documentale, legato alla progressiva introduzione delle nuove tecnologie a scuola.

Tale modello prevede la digitalizzazione dell’intero “ciclo di vita” del documento: dalla nascita (per creazione o acquisizione) fino alla conservazione e/o scarto, al fine di favorire il passaggio della gestione da cartacea a “paperless”.

Grazie al lavoro congiunto delle istituzioni e delle scuole, sono stati predisposti e/o aggiornati gli strumenti volti a supportare le segreterie nel processo di gestione dei flussi che si applica per tutti i documenti, inclusi dunque i fascicoli personali.