Questo articolo è stato pubblicato anche sulla testata specializzata “Agenda Digitale” in data 31 ottobre 2023: https://www.agendadigitale.eu/scuola-digitale/scuola-come-funziona-la-piattaforma-unica-e-come-viene-gestita-la-privacy

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“Unica” è la nuova piattaforma del Ministero dell’Istruzione e del Merito (MIM), pensata per raccogliere strumenti e risorse utili per alunni e genitori.

Il Ministero l’ha sviluppata per offrire, in un unico punto di accesso, i servizi digitali dedicati ai suoi utenti, e per agevolare le comunicazioni scuola-famiglia.

Inoltre, “Unica” supporta gli alunni della secondaria nella fase di orientamento, e li aiuta a fare scelte consapevoli e a far emergere i loro talenti attraverso docenti tutor e orientatori.

La piattaforma è in funzione da mercoledì 11 ottobre 2023 all’indirizzo https://unica.istruzione.gov.it, ed è in continua evoluzione.

Come è strutturata “Unica”

Nello specifico, i servizi di “Unica” sono raggruppati in tre categorie omogenee, a loro volta composte da sottosezioni tematiche pensate per facilitare la navigazione e migliorare la modalità di fruizione dei servizi a disposizione di studenti e genitori.

Le tre macro categorie sono:

Orientamento

Accompagna i ragazzi nella costruzione del proprio percorso di crescita in base a competenze, aspirazioni, offerta formativa e sbocchi professionali.

Comprende le sezioni “Il tuo percorso”, “Guida alla scelta” e “Iscrizioni”.

Vivere la scuola

Supporta la gestione del percorso scolastico, e arricchisce l’esperienza attraverso iniziative educative e formative focalizzate su temi di inclusività, sicurezza e benessere.

Comprende le sezioni “Esperienze formative”, “Esami e valutazioni”, “Iniziative”, “Scuola inclusiva” e “Sport”.

Strumenti

Mette a disposizione applicazioni per la gestione amministrativa del percorso scolastico e per l’accesso a misure dedicate al diritto allo studio.

Comprende le sezioni “Welfare e comunità” e “Strumenti amministrativi”.

La piattaforma integra quindi in un unico spazio digitale tutti i servizi già esistenti, oltre a nuovi strumenti finalizzati ad accompagnare gli alunni nel percorso di crescita, con l’obiettivo di supportarli a fare scelte consapevoli.

“Unica” e il servizio di orientamento

Uno dei servizi più importanti che offre la piattaforma “Unica” è quello di orientamento.

Nello specifico, in questa voce troviamo le seguenti sottosezioni.

Il tuo percorso

Comprende tutti i servizi che supportano gli studenti nell’individuare i propri punti di forza, identificare le aree di miglioramento, ed effettuare una scelta ponderata e consapevole per il prosieguo del percorso formativo e/o lavorativo.

Il servizio E-Portfolio è uno strumento che consente di seguire l’andamento del percorso di studi dell’alunno, e lo sviluppo delle sue competenze a seguito delle attività svolte in ambito extrascolastico.

Il servizio Docente tutor è invece volto ad agevolare lo svolgimento dei compiti assegnati al docente che ricopre il ruolo di tutor, come previsto dalle “Linee guida per l’orientamento”, al fine di supportare gli studenti nel percorso di studi e nella compilazione dell’E-Portfolio.

Guida alla scelta

Comprende tutti i servizi utili a genitori e studenti per approfondire l’offerta formativa delle scuole di loro interesse e scoprire i trend del mondo del lavoro, al fine di garantire la possibilità di scegliere il percorso scolastico e/o lavorativo con consapevolezza.

Iscrizioni

Sottosezione in cui si possono trovare gli aggiornamenti sulle date utili per le iscrizioni, tutte le informazioni necessarie, e le indicazioni sulle procedure da seguire.

Come viene gestita la privacy da “Unica”

Relativamente alla gestione della privacy, occorre dire che al primo accesso tramite il proprio profilo, “Unica”, ai sensi degli articoli 13 e 14 del GDPR, condivide agli utenti le informative sui trattamenti dei dati realizzati, e il documento di “Terms and conditions”, che disciplina i termini e le condizioni generali che regolano i rapporti tra i titolari e gli utenti, nonché tra gli utenti stessi.

Tutte le informative della piattaforma “Unica” sono già state create e messe a disposizione dal MIM alla pagina https://unica.istruzione.gov.it/it/privacy.

Il Ministero dell’Istruzione e del Merito si riconosce titolare dei trattamenti dei dati eseguiti attraverso “Unica” per:

• la gestione degli accessi alla piattaforma;
• la gestione e la manutenzione tecnica;
• l’erogazione del servizio di assistenza tecnica, volto a supportare studenti e genitori, nonché docenti e docenti tutor, nella gestione delle problematiche tecniche riscontrate nell’utilizzo della piattaforma e dei relativi servizi;
• la ripartizione dei contributi economici fra le istituzioni scolastiche nell’ambito del Servizio Digitale Gite Scolastiche;
• il monitoraggio e governo generale della piattaforma, anche al fine di verificare l’efficacia dei servizi messi a disposizione di famiglie e studenti;
• il supporto alle proprie decisioni nel settore dell’istruzione scolastica, promozione dell’accelerazione del processo di digitalizzazione delle scuole, nonché miglioramento della qualità dei servizi erogati nel sistema istruzione.

Spetta invece alla scuola la titolarità dei trattamenti realizzati ai fini dell’erogazione dei singoli servizi digitali contenuti in “Unica”, quali: E-Portfolio e Docente tutor (ciascuna rispetto alla propria utenza di riferimento).

Nell’ambito del servizio E-Portfolio la scuola tratta i dati per supportare e accompagnare gli studenti e le famiglie durante l’intero percorso di istruzione.

E-Portfolio è uno strumento di innovazione tecnica e metodologica da utilizzare nel rispetto della vigente normativa in materia di orientamento.

Nell’ambito del servizio Docente tutor la scuola tratta i dati per garantire un effettivo supporto a favore di studenti e studentesse nel percorso di studi da parte del docente tutor, e agevola l’esercizio dei compiti attribuiti allo stesso.

In ogni caso, la scuola è legittimata a trattare i dati degli utenti senza dover chiedere il consenso degli interessati, in quanto la base giuridica del trattamento è costituita dall’esecuzione di un compito di interesse pubblico, o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento.

In tale ambito, quando la scuola è titolare del trattamento, il Ministero dell’Istruzione e del Merito – ai sensi dell’articolo 28 del GDPR – agisce quale responsabile del trattamento nell’attività di gestione dell’infrastruttura, mentre Sogei S.p.A., in quanto affidataria dei servizi infrastrutturali, di gestione e sviluppo applicativo del sistema informativo del Ministero, agisce quale sub-responsabile del trattamento.

Gli istituti, in una situazione simile, avrebbero dovuto predisporre le informative privacy, ma in questo caso ha già provveduto a tutto il MIM (comportandosi quindi più da titolare che da responsabile del trattamento).

Si segnala infine che la piattaforma “Unica”, al primo accesso, chiede al dirigente di prendere visione delle informative privacy, del documento di “Terms and conditions”, e della disciplina relativa ai ruoli e alle responsabilità dei soggetti coinvolti nel trattamento dei dati personali eseguito nell’ambito dei servizi digitali messi a disposizione di studenti e famiglie tramite la piattaforma stessa.

Attivazione dei servizi in cui la scuola è titolare del trattamento

Già per l’anno scolastico in corso (2023-2024), gli studenti delle ultime tre classi della scuola secondaria di II grado possono contare sul supporto del docente con funzione di tutor nella compilazione dell’E-Portfolio.

Per il primo biennio, invece, così come per le classi delle scuole secondarie di I grado, non è al momento prevista l’attivazione di questa figura, e conseguentemente non è richiesta la predisposizione dell’E-Portfolio.

Tuttavia, il Ministero dell’Istruzione e del Merito ha previsto (vedi ALLEGATO B – Indicazioni per il personale scolastico per l’attuazione delle Linee guida per l’orientamento – D.M. 22 dicembre 2022 n. 328) che “ogni studente e studentessa può avere a disposizione l’E-Portfolio personale e ciascuna istituzione scolastica, in relazione alla propria progettualità e alle risorse professionali ed economiche a disposizione, con decisione autonoma, può decidere di avviare o meno un percorso di conoscenza e valorizzazione dell’E-Portfolio già a partire da questo anno scolastico”.