A partire dall’anno scolastico 2012-2013, il decreto legge n° 95/2012 ha introdotto, per le istituzioni scolastiche, l’obbligo di dotarsi di un registro elettronico, prevedendo anche le iscrizioni online e l’informatizzazione delle comunicazioni scuola-utenza, compreso l’invio informatico della pagella.

Perché il registro elettronico semplifica il lavoro dei docenti e il ruolo di supervisione dei genitori

Il registro elettronico è un formidabile strumento per garantire trasparenza sulle attività didattiche, sulle procedure di valutazione degli alunni e sui relativi esiti scolastici, consentendo ai genitori di monitorare passo per passo il percorso formativo dei figli.

La possibilità di un costante controllo dell’andamento degli studenti è un vantaggio anche per gli insegnanti, che dal registro possono agevolmente ottenere report con la media dei voti stimati per ogni alunno.

Inoltre, l’indicazione in tempo reale delle assenze e dei ritardi permette alle famiglie di essere aggiornate sulle effettive presenze in classe dei figli.

La casella “argomenti/attività” consente poi di inserire quotidianamente le tematiche affrontate dai docenti, e di renderle visibili, con un semplice clic, nel programma scolastico.

Il registro elettronico, inoltre, aiuta le scuole a implementare il percorso di dematerializzazione, di cui da tanto tempo si parla.

Circolari e altri documenti cartacei possono essere agevolmente distribuiti a studenti e insegnanti in formato digitale.

L’importanza dell’aggiornamento costante

Il registro elettronico, documento importante sia sul piano didattico-formativo che su quello giuridico-amministrativo, deve essere regolarmente e tempestivamente aggiornato.

L’aggiornamento riguarda in particolare la registrazione dei voti relativi alle valutazioni scritte e orali, gli argomenti delle lezioni, i compiti assegnati, la metodologia di lavoro utilizzata, e i giorni/orari di ricevimento delle famiglie. 

Il registro elettronico va considerato, dunque, al pari di quello che una volta si chiamava “Giornale del Professore”, dove bisognava registrare progressivamente i voti di profitto, la materia spiegata, gli esercizi assegnati e corretti, e le assenze degli alunni.

I limiti del registro elettronico

Prima dell’avvento del registro elettronico, molti insegnanti usavano attribuire “pesi diversi” ai voti che assegnavano agli studenti, e ciò solitamente era legato al diverso grado di complessità della verifica svolta. 

Ad esempio, i voti assegnati sulla base di veloci domande di ripasso proposte in classe avevano un valore minore di quelli meritati svolgendo correttamente una verifica scritta.

Ebbene, alcuni registri elettronici non consentono di ottenere dall’insieme dei voti attribuiti la media ponderata, e sono in grado di ricavare solo quella aritmetica.

Spesso il report dei voti degli studenti generato dal registro elettronico non permette di ricostruire agevolmente a quale tipo di verifica sono connessi i singoli giudizi.

In preparazione dello svolgimento degli scrutini, le medie dei voti vengono calcolate automaticamente dal registro, e solitamente con un arrotondamento automatico.

Le modifiche necessarie, in tale caso, possono avvenire solo “forzando” il giudizio che l’insegnante ritiene corretto attribuire secondo criteri esclusi da ogni forma di automatismo.

In passato si verificavano spesso rallentamenti nelle fasi di intensificazione degli accessi al servizio di registro elettronico, soprattutto in concomitanza degli scrutini.

Fortunatamente questo problema ultimamente si verifica molto di rado.

Invece sono frequenti i problemi legati alla compatibilità del registro con i vari software utilizzati dagli insegnanti. 

In alcuni casi è necessario accedere al registro elettronico solo mediante browser specifici indicati dai fornitori del servizio.

Inoltre, i report prodotti dal registro sono solitamente generati in formato pdf (i verbali degli scrutini in doc), ma non tutti i sistemi offrono la possibilità di estrarre i dati in altri formati, come csv, xls, ecc.

I registri elettronici sono sviluppati per Windows, e quindi l’estrazione dei dati in formati compatibili con Macintosh non è possibile.

I problemi legati alla privacy

In alcuni registri viene memorizzata e resa disponibile alla visione dei docenti l’anagrafica degli studenti, compresa la residenza, i numeri di telefono e l’indirizzo mail dell’alunno e dei genitori, se tali dati sono stati comunicati dalle famiglie.

Ovviamente gli insegnanti hanno l’obbligo di mantenere la riservatezza su queste informazioni, e di tutelarle da qualsiasi uso improprio.

Per evitare che i dati personali, relativi sia agli studenti che ai docenti, siano messi a disposizione di terzi o di altro personale non autorizzato, il Garante della privacy ha stabilito che personale amministrativo e insegnanti devono essere istruiti anche in merito alle specifiche funzionalità del registro elettronico.

Questo è quanto si legge nel documento “La scuola a prova di privacy” edizione 2023, nella sezione dedicata all’utilizzo del registro.

Secondo il Garante, le funzionalità del registro elettronico, adeguatamente configurate, possono consentire la condivisione di materiali didattici, la realizzazione e consultazione di webinar o videolezioni, e il dialogo in modo “social” tra docenti, studenti e famiglie, limitando il ricorso a piattaforme che offrono servizi non sempre specificamente rivolti alla didattica.

La pubblicazione degli esiti scolastici nel rispetto della privacy

Per quanto riguarda la spinosa questione degli scrutini, il Garante, in un intervento di giugno 2020, aveva chiarito che, essendo la pubblicazione online “una forma di diffusione di dati particolarmente invasiva, e non coerente con la più recente normativa sulla privacy”, è indispensabile che la pubblicazione degli esiti scolastici venga realizzata “senza violare la privacy degli studenti, prevedendo la pubblicazione degli scrutini non sull’albo on line, ma, utilizzando altre piattaforme che evitino i rischi sopra evidenziati”.

Conseguentemente, il Ministero dell’Istruzione, in collaborazione con lo stesso Garante, aveva emanato la circolare ministeriale 9168 del 09/06/2020, relativa alla corretta pubblicazione degli esiti scolastici.

In tale nota il Ministero, per garantire una maggiore tutela della privacy degli studenti, ricordava che la pubblicazione online sarebbe dovuta avvenire esclusivamente tramite il registro elettronico, e non dunque sul sito web, accessibile e visualizzabile da chiunque.

In ogni caso, la condivisione di documenti e informazioni sul registro non evita sanzioni in caso di disattenzioni o scarsa preparazione del personale di segreteria addetto al trattamento dei dati.

Al di là delle difficoltà legate a un corretto uso del registro elettronico, che si spera vengano col tempo superate, il ricorso allo strumento risulta essere perfettamente in linea con la normativa degli ultimi anni, che prevede dei criteri di valutazione degli alunni ispirati ai principi di trasparenza, tempestività, collaborazione scuola-famiglia e comunicazione efficace.